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Nebenkostenabrechnung

1.Pflicht zur Abrechnung
Eine Pflicht zur Zahlung von Nebenkosten (Betriebskosten) besteht nur, wenn diese im Mietvertrag geregelt ist. Sind dafür Pauschalen vereinbart, ist der Vermieter zu keiner Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Sind Vorauszahlungen vereinbart, hat der Vermieter über diese jährlich abzurechnen.


2. Umlagemaßstab und Abrechnungszeitraum
Grundsätzlich ist der Umlagemaßstab frei vereinbar. Üblicherweise werden verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Nebenkosten nach der Fläche, nach Köpfen oder nach Mietparteien umgelegt  .
Wird aber der tatsächliche Verbrauch pro Mietpartei gesondert erfasst, ist der Vermieter verpflichtet nach dem erfassten Verbrauch umzulegen. Dies sollte unbedingt im Mietvertrag niedergelegt werden.

Bei den Heizkosten schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten verbrauchsunabhängig umgelegt werden.

Der jeweilige Abrechnungszeitraum ist frei vereinbar und sollte ebenfalls im Mietvertrag geregelt sein, damit es keine Unsicherheiten bezüglich der Abrechnungsfrist oder Einwendungsfrist gibt. Üblich ist das Mietjahr oder das Kalenderjahr.


3. Mindestanforderungen an eine Nebenkostenabrechnung
Eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung muss enthalten:

• Zusammenstellung der Gesamtkosten
  

• Berechnung des auf den Mieter entfallenden Anteils
  

• Erläuterung des Umlageschlüssels
  

• Abzug geleisteter Vorauszahlungen
  

Entspricht eine Nebenkostenabrechnung nicht einmal diesen Mindestanforderungen, ist die Nebenkotenabrechnung formell fehlerhaft und der Anspruch des Vermieters noch nicht einmal fällig. Erteilt der Vermieter nicht rechtzeitig eine neue Abrechnung, ist er im Wohnraummietrecht ausgeschlossen. Außerdem kann dann der Mieter auf Rückzahlung aller Vorauszahlungen klagen. Allerdings kann dann der Vermieter im Prozess einredeweise eine neue Nebenkostenabrechnung


4.Inhaltliche Anforderungen
Die inhaltliche Richtigkeit muss im jeweiligen Fall anhand der Belege überprüft werden. Der Mieter sollte sich dazu unbedingt Kopien der Belege besorgen oder den Vermieter um diese notfalls gegen Kostenerstattung bitten.

Bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung sollte man sich für jede Position immer folgender Fragen stellen:

a.) Ist die jeweilige Nebenkostenart im Mietvertrag umgelegt?

b.) Sind etwaige mit der Nebenkostenart zusammenhängende Kosten (Arbeitsleistung, Material etc.)  für Verwaltung, Instandsetzung, Instandhaltung und Reparaturen nicht mit umgelegt oder zumindest herausgerechnet ?

c.) Sind die Kosten nach dem maßgeblichen Schlüssel umgelegt ?

d.) Ist bei verbrauchsabhängigen Kosten der erfasste Verbrauch korrekt erfasst ? (Tipp: Man sollte zum Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums sich die jeweiligen Zählerstände notieren)

Wenn Sie auch nur eine dieser Fragen mit nein beantworten, kann dies bedeuten, dass in Ihrer Nebenkostenabrechnung etwas nicht stimmt.

Folgende Punkte sollte man sich daher unbedingt näher ansehen:

Versicherungen
Häufig werden Versicherungen in einem Paket verkauft. Daher finden sich in der Position Versicherungen häufig auch Rechtsschutzversicherungen, die der Mieter nicht tragen muss. Ansonsten würde er den Vermieter dafür bezahlen, dass dieser ihn verklagen kann.

Hauswart
Häufig finden sich in Nebenkostenabrechnung auch die Position Hauswart (Hausmeister). Grundsätzlich dürfen Kosten für den Hauswart umgelegt werden. Es ist aber genau darauf zu schauen, ob in der Position Hausmeister nicht Instandsetzungskosten oder Instandhaltungskosten versteckt sind. Gleiches gilt auch für Verwaltungskosten. Diese sollten unbedingt gesondert ausgewiesen sein, damit dem Mieter ersichtlich ist, dass keine derartigen Leistungen in der Position Hauswart versteckt sind.

Verbrauchsabhängige Kosten
Einige Arten von Nebenkosten werden nach dem erfassten Verbrauchumgelegt. Daher sollten insoweit die Zählerstände überprüft werden. Nur wenn der Verbrauch nicht erfasst wird, kann der Vermieter nach anderen Maßstäben umlegen.
Weiter sollte auch überprüft werden, ob der erfasste Verbrauch dem des Vorjahres in etwa entspricht oder ob dieser sprunghaft ansteigt. Dann muss der Vermieter erklären, wieso das so ist. Gerade beim Wasserverbrauch kann dies dafür sprechen, dass Rohre nicht mehr dicht sind. Der Mieter muss nicht für den durch mangelhafte Rohre verursachten Mehrverbrauch einstehen. Auf diesem Mehrverbrauch bleibt der Vermieter sitzen.

Einführung neuer Nebenkosten
Will der Vermieter neue Nebenkosten einführen, reicht eine Vereinbarung der Umlage sonstiger Nebenkosten im Mietvertrag nicht aus. Die sonstigen Nebenkosten müssen auch genau aufgeführt sein. Nur dadurch ist für den Mieter erkennbar, welche finanzielle Risiken auf ihn  zukommen.  

Die Überwälzung neu eingeführter Nebenkosten auf den Mieter erfordert eine wirksame Mehrkostenbelastungsklausel im Mietvertrag. Ansonsten ist eine Vertragsänderung vor Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums erforderlich.

Rohrleitungswärme
Sind die Leitungsrohre der Heizung nut unzureichend oder überhaupt nicht isoliert, wird ein erheblicher Teil der Wärme von den Heizkostenerfassungseräten nicht erfasst.

Dadurch werden Vielverbraucher in einem Mietshaus stärker belastet als Niedrigverbraucher. Denn ihnen wird verhältnismäßig mehr der Gesamtheizkosten des Mietobjekts zugerechnet, als ihrem Verrbauch im Verhältnis zu den Niedrigverbrauchern und unter Berücksichtigung der nicht erfassten Wärme entspricht.

Umgekehrt werden Niedrigverbraucher auf Kosten der Vielverbraucher mehr durch Rohrleitungswärme begünstigt, da die Wohnungen der Niederigverbraucher quasi von den Vielverbrauchern insbesondere bei EInrohrsystemen kostenlos mitgeheizt werden.

Liegt ein Rohrleitungswärmefall vor, sind vom Vermieter Korrekturrechnungen vorzunehmen.

Sind auffällig viele Mieter entweder Niedrigverbraucher oder Vielverbraucher, liegt ein Einrohrsystem vor oder sind die Rohre nicht ausreichend isoliert, dann macht es erfahrungsgemäß Sinn, die Nebenkostenabrechnung auf etwaige nicht erfasste Rohrwärme hin zu prüfen.

Tipp für Vermieter: Wird die Heizkostenrechnung von einer Fremdfirma erstellt, sollte dieser unbedingt mitgeteilt werden, ob die Heizunsgrohre zu einem Einrohr- oder einem Zweirohrsystem gehören bzw. die Rohre oder Teile davon nicht isoliert sind.


5. Abflussprinzip oder Leistungsprinzip
Bei der Art der Abrechnung ist zwischen dem Abflussprinzip und dem Leistungsprinzip zu differenzieren.

Das Abflussprinzip bedeutet, dass man alle Kosten, die während des jeweiligen Abrechnungszeitraum bezahlt worden sind. Angenommen während des Abrechnungszeitraum 01.01.2012 bis 31.12.2012erhält der Vermieter eine Abrechnung des Wasserversorgers für den Zeitraum 01.07.2011 bis 30.06.2012. Dann kann der Vermieter diese Kosten voll auf den Mieter abwälzen. Egal ist dabei, dass nur sechs Monate vom Zeitraum 01.01.2012 bis zum 31.12.2012 von dieser Rechnung betroffen sind und außerdem sogar noch sechs Monate vom Abrechnungszeitraum 2011 in der Rechnung beinhaltet sind.

Würde man nach dem Leistungsprinzip abrechnen, müsste exakt der in der Abrechnung enthaltene Verbrauch vom 01.01.2012 bis zum 30.06.2012  festgestellt werden und dann dürfte nur dieser Betrag für den Abrechnungszeitraum 2012 angesetzt werden.

Der Unterschied zwischen Abflussprinzip und Leistungsprinzip wirkt sich dann besonders aus, wenn ein Mieterwechsel erfolgt. Dann ist das Leistungsprinzip gerechter als das Abflussprinzip. Andererseits ist es beim Abflussprinzip für den Mieter leichter zu kontrollieren, ob wirklich nur die im Abrechnungszeitraum gezahlten Kosten erfasst sind indem die Fälligkeit bei der Belegeinsicht abgeglichen wird.

Dennoch gewährt die Rechtssprechung dem Vermieter das Recht zwischen Abflussprinzip und Leistungsprinzip zu wählen, weil es dem Vermieter nicht zumutbar sei, bei allen Positionen der Nebenkostenabrechnung den auf den jeweiligen Abrechnungszeitraum entfallenden Anteil durch Schätzung oder Ablesung zu ermitteln.

Allerdings hat der BGH sich in seiner dazu ergangenen Entscheidung eine Hintertür offen gelassen, indem er es mangels Entscheidungserheblichkeit dahinstellen lässt, ob im Falle eines Mieterwechsels Treu und Glauben einer Abrechnung nach dem Leistungsprinzip entgegenstehen können.

In einer neueren Entscheidung hat der BGH weiter klargestellt, dass Heizkosten nicht nach dem Abflussprinzip abgerechnet werden dürfen, sondern nur nach dem im Abrechnungszeitraum verbrauchten Brennmaterial.


6. Abrechnungsfrist und Einwendungsfrist
Der Wohnraumvermieter muss dem Mieter binnen eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung erteilen, die den formellen Mindestanforderungen genügt. Schafft er dies nicht, ist der Mieter nicht verpflichtet eine verspätete Nebenkostenabrechnung zu bezahlen. Außerdem kann der Mieter dann ein Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Nebenkostenvorauszahlungen geltend machen.

Ist der Mieter bereits ausgezogen, würde ein Zurückbehaltungsrecht keinen Sinn mehr machen. Daher kann der Mieter in diesem Fall dann auf Rückzahlung aller Nebenkostenvorauszahlungen klagen, über die keine oder keine zumindest formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung erteilt wurde. Allerdings kann sich der Vermieter, da der Mieter irgendwelche Nebenkosten sicherlich verbraucht hat, dann in diesem Prozess durch Erteilung einer ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung noch gegen den Rückzahlungsanspruch wehren. Der Mieter erklärt dann den Rechtsstreit für erledigt und der Vermieter muss dann trotzdem die Prozesskosten zahlen.

Geht dem Mieter eine Nebenkostenabrechnung fristgemäß zu, muss der Mieter ebenfalls binnen eines Jahres nach Zugang der Nebenkostenabrechnung und genommener Belegeinsicht Einwendungen dagegen erheben. Nimmt der Mieter keine Belegeinsicht, wird ihm das Gericht vorwerfen, dass seine Einwendungen nicht hinreichend substantiiert sind.

7. Verjährung
Die Ansprüche aus einer Nebenkostenabrechnung verjähren innerhalb von drei Jahren. Die Verjährung beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Nebenkostenabrechnung zugeht.

Beispiel: Die Nebenkostenabrechnung 2010 geht am 01.02.2011 zu. Dann beginnt die Verjährung erst am 01.01.2012 0:00 Uhr zu laufen und endet am 31.12.2014 24:00 Uhr.